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Le Monde de Nalya
4 février 2008

Chaîne documentaire : un point de vocabulaire...

Chaîne documentaire : elle correspond au circuit du document, c'est-à-dire à l’ensemble des opérations successives du travail technique du documentaliste. Ces opérations sont dans l’ordre des opérations d’entrée (collecte, acquisition, traitement matériel et intellectuel) et des opérations de sortie (diffusion).

Bulletinage : c’est l’enregistrement régulier des livraisons d’une publication en série, au fur et à mesure de leur arrivé dans un service, permettant de connaître l’état de la collection.

Butinage : activité du lecteur qui cherche dans les rayons ou dans un système informatique et feuillette les documents en vue de s’informer.

Classification : langage documentaire permettant l’organisation d’un ou plusieurs domaines de la connaissance en un système ordonné de classes et sous-classes. Elle utilise généralement des codes ou indices numérique, alphabétique ou alphanumérique pour représenter chaque concept du langage. Il existe différentes classifications que l’on peut distinguer selon différents critères :

  • le mode de division et de structuration (classification à facette)
  • la notation décimale ou alphanumérique
  • la couverture des domaines de la connaissance traités (classification encyclopédique comme la CDU ou la CDD, spécialisée ou sectorielle)
  • leur structure et leur organisation (structure hiérarchique)…

Cote : c’est l’adresse physique du document. Constituée d’un ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes), elle va permettre d’identifier, classer, ranger et localiser le document dans un fonds documentaire. Exemple : l’ouvrage Histoire de l’Afrique de H. Dupont, de part la CDDadoptée par le service documentaire, aura la cote 914 DUP ; 900 = Classe Afrique et 914 = Afrique (histoire), DUP étant les trois premières lettres du nom de l’auteur.

Descripteur : mots ou des groupes de mots retenus dans un thésaurus et choisis parmi un ensemble de termes équivalents pour représenter sans ambiguïté une notion contenue dans un document, une base de données ou dans une demande de recherche documentaire.

Désherbage : opération consistant à éliminer des rayons les documents qui ne peuvent être utilisées en raison de leur usure matérielle ou de l’obsolescence de l’information qu’ils contiennent.

Estampillage : opération qui consiste à apposer le cacher du service de documentation sur le document (cachet sur la page de titre et sur toutes les pages de 99 en 99)

Indexation : opération qui consiste à décrire et caractériser un document à l’aide de représentation de concepts contenus dans le document. C'est-à-dire, à transcrire en langage documentaire les concepts après les avoir extrait du document par une analyse.

L’indexation comporte 3 opérations distinctes :

  • la prise de connaissance du contenu du doc
  • le choix des concepts à représenter fondé sur deux règles : la sélectivité et l’exhaustivité.
  • la traduction des concepts choisis en descripteurs à l’aide d’une liste, d’un lexique ou d’un thésaurus.

Langage documentaire : langage contrôlé et normalisé utilisé dans un système documentaire pour la représentation du contenu du document (indexation) et la recherche. Un langage documentaire permet de représenter de manière univoque les notions identifiées dans les documents et dans les demandes des utilisateurs, en prescrivant une liste de termes ou d’indices.

On distingue 2 types de langages documentaires :

  • les langages à structure hiérarchique = langage classificatoire :
    • les classifications universelles ou encyclopédiques (CDU, DEWEY)
    • la classification à facette (Shilayi Ramamrita Ranganathan)
    • les classifications spécialisées (celle de l’OMS, de l’INSEE, la classification de la documentation médicale –CANDO)
  • les langages à structure combinatoire = langage combinatoire :

    • Les langages libres : c’est une liste de descripteurs réalisée à partir de concepts relevés dans des documents enregistrés dans un système documentaire donné. Les concepts sont représentés par des mots ou des expressions et n’appartiennent pas à une liste déjà établie. Le lexique, l’index correspondent au langage libre. Le lexique spécialisé est une liste alphabétique de termes contrôlés, avec des relations d’équivalence entre eux.

    • Les langages contrôlés : sont construits à partir d’un champ documentaire défini.Les termes choisis sont retenus, les termes non choisis sont renvoyés sur les termes choisis. Certains service de documentation élabore leur propre langage contrôlé ou ont recours à un langage déjà existant : le thésaurus d’un grand service de documentation. Thesaurus : les concepts sont organisés sous la forme d’une liste alphabétique de termes appelés mots-clés. Seul le singulier est retenu et seuls les termes de la liste peuvent être utilisés pour l’indexation.

Mots-clés : mot ou groupe de mots choisi soit dans le titre ou le texte d'un document, soit dans une demande de recherche documentaire, pour en caractériser le contenu.

Recolement : opération qui consiste à comparer le registre d’entrée du catalogue informatisé avec les documents présents sur les rayonnages et ceux qui sont en prêts : cette opération permet de repérer les documents manquants.

Thésaurus : liste organisée de termes normalisés (descripteurs et non-descripteurs) servant à l’indexation des documents et des questions.

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